Personvernerklæring

Behandling av personopplysninger i Rental Group AS og dets datterselskaper («Selskapet»)

I vår oppfølging av deg som er kunde, samarbeidspartner, leverandør, bruker av våre nettsider eller jobbsøker, vil vi ha behov for å behandle dine personopplysninger. Vi er opptatt av at personopplysninger vi mottar, behandles trygt og i samsvar med personvernregelverket.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Selskapet behandler personopplysninger, herunder hvorfor vi behandler personopplysninger og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene. Selskapet vil hver for seg fungere som behandlingsansvarlig for utvalgte behandlingsaktiviteter i tilknytning til sin virksomhet, og disse er beskrevet nærmere nedenfor.

Kontaktinformasjon til Selskapet er:
Adresse: Fornebuveien 1, 1366 Lysaker
E-post: post@rentalgroup.com
Telefon: +47 412 08 400
Organisasjonsnummer.: 920 298 443
Kontaktperson: Hanne Kristine Helgesen

1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

• Besvare henvendelser som kommer inn til oss via nettsiden eller andre kanaler. Personopplysninger som behandles vil typisk være navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge med henvendelsen. Opplysningene samles inn via kontaktskjema, epost-henvendelse, ved utfylling av søknader/skjemaer eller når du kontakter oss på annen måte. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining, hvor vi har vurdert det slik at det er nødvendig for å oss for å behandle disse personopplysningene for å følge opp din henvendelse på en god måte.

Selskapet vil være behandlingsansvarlig for henvendelser som sendes inn til Selskapet.

• Rekruttering til nye stillinger. Dersom du søker jobb hos oss må vi behandle dine personopplysninger for å vurdere din søknad og gjennomføre referansesjekker og intervjuer. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg kan det hende vi henter inn opplysninger fra andre, for eksempel gjennom samtaler med referanser. Behandling av personopplysningene skjer for at vi skal kunne ivareta vår interesse i å finne den mest egnede kandidaten for stillingen.
  • I søknadsprosessen har du mulighet for å krysse av for om du ønsker å bli vurdert for andre stillinger, og vi oppbevarer da din CV i våre systemer i to år for vurdering til eventuelle andre aktuelle stillinger. Dette er basert på ditt samtykke, og du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke og be om at din CV skal slettes fra våre systemer.
  • Selskapet vil være behandlingsansvarlig for søknader til stillinger i Selskapet. Selskapet benytter rekrutterings- og bemanningsløsningen RecMan til håndtering av ansettelsesprosesser, og denne løsningen leveres av Recruitment Manager AS.

Det gis ytterligere informasjon om vår behandling av personopplysninger ved rekrutteringsprosesser i RecMan.

• Sende ut markedsføring, nyhetsbrev og gi informasjon om vår virksomhet. Vi sender tidvis ut aktuell informasjon i form av eksempelvis epost og nyhetsbrev. Vi sender slik informasjon til mottakere i etablerte kundeforhold eller mottakere som har samtykket til det. Når du melder deg på nyhetsbrev samtykker du til at vi behandler din kontaktinformasjon slik som navn, e-postadresse, adresse og telefonnummer for å sende deg nyhetsbrevene. Dersom du ikke lenger ønsker å motta nyhetsbrev eller annen informasjon, kan du til enhver tid melde fra at du ikke ønsker å stå på vår mottakerliste via link som du finner nederst på nyhetsbrevet. Grunnlaget for slik behandling er vår berettigede interesse i å sende informasjon og markedsføringshenvendelser til interessenter.

Selskapet er behandlingsansvarlig for utsendelser og nyhetsbrev knyttet til sin virksomhet og sine kunder.

• Samarbeid med eksterne. For samarbeid med og oppfølging av byggherrer, kunder, leverandører og andre samarbeidspartnere er det nødvendig å lagre informasjon for å kunne oppfylle våre kontraktsforpliktelser samt planlegge og gjennomføre oppdrag og prosjekter. Personopplysninger som behandles kan typisk være navn, epost, telefonnummer og eventuelle andre personopplysninger som er nødvendig i det konkrete oppdraget eller prosjektarbeidet. Personopplysningene er typisk knyttet til kontaktpersoner eller andre prosjektdeltakere hos den aktuelle virksomheten. Grunnlaget for slik behandling er at behandlingen er nødvendig for å administrere og/eller oppfylle en avtale eller at behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i forsvarlig drift og/eller organisering av egen virksomhet.
  • Ved utleie av maskiner og utstyr kan vi utføre kredittsjekker på kunder. Da bruker vi Experian og Bisnode. For at man skal få leie hos Rental Group As må det foreligge en kredittsjekk som er 3 måneder gammel eller nyere. Privatkunder får gjenpartsbrev fra vår leverandør om dette.
  • GPS sporing: dersom du leier/bruker en maskin fra Rental Group Norway AS så er det installert GPS sporing i denne. GPS-systemet heter trackunit og er et sporingssystem. Denne historikken blir lagret i ett år og blir deretter automatisk slettet.

Selskapet er behandlingsansvarlig for behandling knyttet til sine avtaler og sin virksomhet.

2. Utlevering av personopplysninger til andre og bruk av databehandlere

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Selskapet bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på sine vegne. Dette vil typisk gjelde for leveranse og drift av IT-tjenester, regnskapstjenester vi benytter i vår virksomhet og drift av våre nettsteder. I slike tilfeller har vi inngått databehandleravtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

3. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Lagringstiden vil variere avhengig av hvilket formål det er snakk om. I noen tilfeller vil annet regelverk pålegge oss å oppbevare opplysningene en viss periode, for eksempel finnes det slike krav i bokføringsloven.

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale slettes i utgangspunktet når alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, mens noe historikk vil vi fortsatt oppbevare for dokumentasjonsformål. Personopplysninger vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker tilbake ditt samtykke, med mindre det finnes et annet rettslig grunnlag for videre behandling.

4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve at behandlingen begrenses, du kan protestere mot behandlingen og du kan be om at dine personopplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no. Merk at det kan finnes unntak fra de enkelte rettighetene nevnt ovenfor.

For å påberope deg dine rettigheter kan du henvende deg til oss ved å bruke kontaktinformasjonen øverst på siden. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi kan be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke til noen som gir seg ut for å være deg.

5. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Vi anmoder deg om å kontakte oss før du klager til Datatilsynet, slik at vi kan ta stilling til dine innvendinger og eventuelt oppklare misforståelser.

6. Endringer

Hvis det skulle skje endringer i vår behandling eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre at denne personvernerklæringen endres. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på denne nettsiden.

Sist oppdatert: 10.05.2024